OMBUDSDIENST INFINITY FOOTBALL CLUB VILVOORDE
De ombudsdienst kan alleen gecontacteerd worden als een probleem
niet opgelost geraakt via de normale weg of procedure. Zoek je een vertrouwenspersoon? Dan kan je natuurlijk wel direct terecht bij de Ombudsman.
Onaanvaardbaar gedrag.
Een transparante en degelijke communicatie is essentieel in het behandelen van onaanvaardbaar
gedrag. Deze procedure is dus quasi identiek aan de communicatieprocedure binnen de club en verloopt als volgt. Gelieve deze te volgen bij het escaleren van onaanvaardbaar gedrag.
• Om een inkomende incident op een efficiënte manier aan te pakken, is het van belang duidelijk te communiceren over wie waar terecht kan met welk incident. Daarom gebruiken we bovenstaand proces :
• Voor ‘sportieve incidenten’ (die zich voordoen tijdens een training of wedstrijd) zal de trainer het incident eerst zelf proberen oplossen of kaderen. Bij zware incidenten escaleert of als het incident niet opgelost geraakt wordt het incident een niveau hoger in de organisatie geëscaleerd.
• Voor ‘extra sportieve incidenten’ (die zich voordoen na de training of wedstrijd) zal de afgevaardigde het incident eerst zelf proberen oplossen of kaderen. Bij zware incidenten escaleert of als het incident niet opgelost geraakt wordt het incident een niveau hoger in de organisatie geëscaleerd.
• Geraakt het incident niet opgelost via de opgestelde klachtenprocedure, dan zal het Jeugdbestuur de Ombudsdienst inschakelen die een bemiddelende rol zal spelen tussen de stakeholder (speler, ouder, trainer, …) en de club om een oplossing aan te reiken.
• Een uitsluiting (tijdelijk of definitief) als gevolg van een incident wordt altijd door het Jeugdbestuur genomen.
Klacht
Een transparante en degelijke communicatie is essentieel in het behandelen van klachten. De klachtenprocedure is dus quasi identiek aan de communicatieprocedure binnen de club en verloopt
als volgt. Gelieve deze te volgen bij een klacht.
• Om de inkomende klacht op een efficiënte manier aan te pakken, is het van belang duidelijk te communiceren over wie waar terecht kan met welke klacht.
Daarom gebruiken we bovenstaand proces :
• Voor sportieve klachten mbt de ploeg en selecties kan men terecht bij de trainer. Indien de klacht niet opgelost geraakt wordt die een niveau hoger in de organisatie geëscaleerd.
• Voor niet-sportieve klachten mbt de ploeg, zoals planning en beschikbaarheden, kan men terecht bij de afgevaardigde. Indien de klacht niet opgelost geraakt wordt die een niveau hoger in de organisatie geëscaleerd.
• Voor niet-sportieve structurele klachten van de werking van de club is zowel de Ouderraad (ouders) als de Spelersraad (Spelers) een platform om de structurele klacht aan te kaarten. De Ouder- en Spelersraad rapporteren de klacht aan het Jeugdbestuur die dit verder opvolgt.
• Geraakt de klacht niet opgelost via de opgestelde klachtenprocedure, dan zal het Jeugdbestuur de Ombudsdienst inschakelen die een bemiddelende rol zal spelen tussen de stakeholder (speler, ouder, trainer, …) en de club om een oplossing aan te reiken
Loop je vast in bovenstaande procedure of zoek je een vertrouwenspersoon?
Contacteer dan onze Ombudsdienst
Frank Van Cauwenbergh
Ombuds.infinityvilvoorde@gmail.com
